3 Sencillos pasos para una reunión exitosa

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Cuando se ejecutan correctamente, las reuniones son herramientas organizacionales efectivas que aumentan la productividad y el trabajo en equipo. Una reunión exitosa es aquella que logra los objetivos planteados, y para ello se deben dar los tres pasos antes mencionados.

1) Estar listo para la reunión

Depende de los organizadores de la reunión determinar su propósito, crear una agenda de temas a discutir, seleccionar a los asistentes y distribuir las invitaciones.
Al diseñar un plan de acción claro, puede asegurarse de que el tiempo de su reunión no se desperdicie en asuntos o campañas no relacionados. Dado que las personas necesitan tiempo para procesar el material y que salirse del tema puede conducir a lugares inesperados, solo se pueden discutir temas acordados.
El horario diario debe ir de lo más esencial a lo menos. Si se acaba el tiempo y nos quedamos sin temas, los menos importantes quedarán en el olvido.
La preparación representa el 90% del éxito de una reunión. En otras palabras, el primer paso es crucial y determinará el éxito de la reunión.
Es necesario asegurarse de que haya una ubicación adecuada para la reunión, recopilar los datos necesarios para responder, confirmar la asistencia y enviar los elementos de la agenda antes de celebrar la reunión.

2) Prepara la reunión

En este momento, hay algunas cosas que debemos tener en cuenta. La primera es comenzar la reunión puntualmente. El tiempo pasa en esos minutos de espera y todos tienen que volver a sus otras responsabilidades. Ser puntual es un signo de profesionalismo y ayuda a otros a cumplir con sus otros compromisos profesionales.

Haga que todos estén en sintonía revisando la agenda de la reunión y reafirmando su propósito desde el principio. Antes de sumergirse en los detalles, decida quién redactará la legislación y cuándo se presentará. Las reuniones son útiles para abordar inquietudes, delinear los próximos pasos y resolver conflictos, por lo tanto, es importante mantener el orden y fomentar la participación.
De la reunión deberán resultar acuerdos que permitan alcanzar los objetivos propuestos.
Concluya la reunión discutiendo las decisiones tomadas. Para evitar malentendidos, los contratos deben especificar "qué", "cuándo" y "quién" se obligará por ellos.
Suponga que la reunión terminó a la hora programada. Considere programar una nueva reunión para discutir cualquier tema pendiente y el estado de los acuerdos alcanzados, o resolverlos por correo electrónico.

3) Cumple los compromisos

Cuando los asistentes cumplen con los acuerdos tomados en una reunión, esa reunión ha sido exitosa. El Acta nos permite ver la fecha de los acuerdos, quién se ha comprometido, quién es el responsable de la acción y cuándo se entregará.

Las ventajas de realizar reuniones exitosas:

- Aumenta la eficiencia.
- Fomenta el desarrollo profesional y asumir una mayor responsabilidad.
- Alienta a los miembros del personal a competir entre sí.
- Fortalece el trabajo en equipo.
- Las metas propuestas se alcanzan más fácilmente.
- Las personas no rehúyen las reuniones porque reconocen su valor.
- Habilidad para organizar y dirigir reuniones.

La facilitación de reuniones es una habilidad que se puede aprender con la práctica, pero también es un trabajo arduo que lo ayudará a mejorar con el tiempo.
Muchas reuniones se desvían del tema porque sus organizadores no están bien equipados para manejar cuestiones de tiempo, personal y agenda.
Para ser un director efectivo, debe hacer preguntas que vayan al meollo del asunto. De esta manera, es menos probable que las personas se entretengan y no se presenten a sus compromisos.
Pregunta a la audiencia por sus pensamientos cuando creas que es apropiado. Poner a todos en sintonía acelerará el proceso de poner el plan en acción.

Un mismo objetivo

Una reunión no es el lugar para imponer malas ideas o repasar viejas quejas; ese tipo de conversación pertenece a la privacidad de las oficinas individuales. La gestión eficaz del tiempo es otro factor crucial. Los reencuentros deben ser breves y el tiempo nos permite evitar insistir indefinidamente en el pasado. Establezca el propósito de la conversación y el límite de tiempo para la misma. Mantenga un registro de cuánto tiempo ha pasado y qué se ha discutido durante la reunión para que pueda funcionar sin problemas. Los facilitadores de reuniones son responsables de guiar las discusiones hacia resultados concretos y procesables que promuevan las metas organizacionales y departamentales. Cuando exista alguna duda sobre los compromisos adquiridos, podemos acudir al acta como documento oficial a examinar.

Si realiza estos ajustes, sus reuniones tendrán resultados bastante diferentes. Sin embargo, debe preguntar sobre el nivel de satisfacción de su equipo.

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